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如何用手机把收据一并整理成PDF｜报销与报税准备
到了报销或报税的时期，堆在钱包和包里的收据整理起来很费事。与其把纸质收据一叠叠地捆着，不如用手机拍下来整理成PDF，查找、发送和保管都会轻松得多。本文介绍把收据整理成PDF的步骤，以及避免日后麻烦的整理技巧。
简单来说，手边的纸质收据用“扫描”逐张拍摄做成一个PDF，已经拍好的照片用“由图片创建PDF”一次转换。按月份、按用途分开保存文件，日后更容易查找。
把收据做成PDF有什么好处？
- 提交更省事：无论是在报销时附上文件，还是用邮件发给财务，一个PDF一次就能搞定
- 日后更容易查找：按月份整理好，就能很快找到“那次出差的收据”。做过OCR的话，还能按店名或金额搜索
- 避免丢失和褪色：热敏纸收据的字迹会随时间变淡。尽早拍下来，就能在还看得清的时候留下记录
收据的PDF是否满足税务上的保存要求（如日本的《电子账簿保存法》），取决于交易内容和保存方式。本文只介绍操作方法，不对要求作出判断。如有需要，请向日本国税厅的说明、税务师或所在公司的财务人员确认。
如何把手边的收据整理成一个PDF？
- 打开PDF工具箱，点击资料库页面右下角的“扫描”
- 把收据平放在桌上，让四个角都入镜，逐张拍摄。每拍一张都可以继续添加页面
- 确认自动检测到的边框，如有偏差就拖动四个角来调整
- 保存后，拍摄的所有页面会作为一个PDF添加到资料库
- 在文档页面用“重命名”（铅笔图标）改成能看出月份或用途的名称
一次扫描最多可以合并30页。收据很多的月份，可以分成上半月、下半月等多个PDF拍摄，再用“工具”中的“合并PDF”合成一个（合并需要选择两个以上的PDF）。
用已经拍好的照片制作PDF怎么做？
如果相册里已有收据的照片，可以用“工具”中的“由图片创建PDF”，把选中的照片做成一个PDF。不过这种方法会把照片原样作为页面，不会进行倾斜校正和裁剪。如果有很多斜着拍的照片，用“扫描”重拍会更整齐。
“扫描”和“由图片创建PDF”怎么选？
| 场景 | 适合的方法 | 特点 |
|---|---|---|
| 手边有纸质收据 | 扫描 | 自动校正倾斜并裁剪 |
| 已经拍成照片 | 由图片创建PDF | 照片原样作为页面（不做校正） |
| 一次超过30页 | 分几次扫描，再合并PDF | 合并需要选择两个以上的PDF |
怎样整理才方便日后查找？
- 按月份、按用途分开：起一个日后一看就懂的名称，比如“2026-10_交通费”
- 让文字可以搜索：对“工具”中的“生成可搜索的PDF”（OCR）处理后，可以按店名或金额搜索。不过模糊的字迹和手写内容可能不容易被识别。也请参考如何在手机上搜索PDF中的词语
- 规定每张收据一个PDF时：在“工具”的“拆分PDF”中把“每份文件的页数”设为1，就会变成每页一个PDF（“拆分PDF 1”“拆分PDF 2”……）
- 方向不一致时：用页面︙菜单中的“旋转”，一页一页地修正
提交、分享时需要注意什么？
- 先确认对方的规则：是合成一个PDF还是每张分开、文件大小上限是多少，要符合这些规定
- 免费版分享时会带水印：分享、发送的PDF每页底部会有小字“Created with PDF Toolkit”。对外提交的文件如果在意这一点，可以使用“导出且不含水印”（观看一段视频广告，对应该PDF一次）或PRO版（一次性购买）
- 文件较大时：可以用“工具”中的“压缩PDF”缩小，但因为是把页面重新生成为图片，文字将无法搜索和复制，画质也会下降。压缩后请确认金额是否仍然清晰。详情见PDF太大发不出去怎么办｜压缩、分割、提取页面怎么选
- 留意照片里的信息：收据上可能印有个人姓名或部分卡号。发送前请确认没有包含对方不需要的信息
总结
收据只用手机就能整理成一个PDF：手边的纸质收据用“扫描”，已经拍好的照片用“由图片创建PDF”。按月份、按用途命名整理，并在需要时用OCR让它可以搜索，报销和报税的准备就会轻松不少。
常见问题
Q. 收据应该每张做成一个单独的PDF吗？
A. 取决于对方的规则。想合在一起，就用“扫描”连续拍摄；想每张分开，可以把合并好的PDF在“工具”的“拆分PDF”中把“每份文件的页数”设为1。
Q. 收据的方向不一致怎么办？
A. 在资料库中打开文档，从想修正的页面的︙菜单选择“旋转”。每点一次顺时针转90度，并立即保存。
Q. 做成PDF的收据可以按文字或金额搜索吗？
A. 对“工具”中的“生成可搜索的PDF”（OCR）处理后，就可以按店名或金额搜索。模糊的字迹和手写内容可能不容易被识别。
Q. 热敏纸收据也能拍清楚吗？
A. 在明亮的地方，避开反光的角度拍摄，会更容易看清。如果字迹已经相当淡，即使拍下来也可能看不清，所以建议尽早拍摄。
Q. 做成PDF保存，就满足税务上的保存要求了吗？
A. 本文无法判断。要求取决于交易内容和保存方式，请向日本国税厅的说明、税务师或所在公司的财务人员确认。